OBJETIVO GENERAL
Evaluar el estado actual del Modelo de Operaciones por Proceso de la Alcaldía Distrital de Barrancabermeja, teniendo en cuenta las directrices del MIPG para establecer los el nivel de implementación del mismo en cada una de las áreas y su apropiación y manejo por parte de los funcionarios y personal que labora en la institución.
Algunos aspectos que se evaluaron del MOP actual:
- ¿Son los actuales procesos necesarios para la prestación del servicio y la adecuada gestión, a partir de las necesidades y expectativas de los grupos de valor identificados en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y de Planeación?
- ¿Los objetivos definidos para cada uno de los procesos están acorde a los objetivos estratégicos institucionales?
- La secuencia de cada una de las diferentes actividades que comprende cada proceso, ¿se encuentra desagregado en procedimientos o tareas y estas responden al proceder de cada servicio que se brinda en la institución?
- ¿Se encuentran claras la definición los responsables de cada proceso y sus obligaciones ante el sistema?
- Las caracterizaciones actuales de los procesos, ¿facilitan el Identificar los riesgos del proceso, así como establecer los controles correspondientes?
- Evaluar si la operación de la entidad se hace acorde con la manera en la que se han documentado y formalizado los procesos y procedimientos.
- Revisar y analizar si conjunto de procesos institucionales, requieren ser actualizados y/o reformulados y/o racionalizados (recorte de pasos, tiempos, requisitos, entre otros) para que la trazabilidad de la información y su correlación fluya de forma normal y en cumplimiento de los objetivos institucionales.
La encuesta se compone de dos apartes, la primera, hace énfasis en la reflexión y autocrítica para conocer la percepción de los funcionarios respecto a temas puntuales que tienen relación directa con el modelo de operación por procesos. En la segunda parte, se hace una evaluación directa respecto al conocimiento que tienen del modelo y de su funcionamiento y es de resaltar que el grupo de funcionarios elegidos para esta actividad corresponde a los líderes de los procesos, personal lideres de los grupos de trabajo, y funcionarios que cumplen funciones propias del mantenimiento de los sistemas al interior de las dependencias. La información recolectada al confrontarse, sirvió para establecer la veracidad de las respuestas dadas en cuanto a la percepción de los funcionarios respecto al estado actual del sistema.
