Son instrumentos diseñados por Función Pública, los cuales La Alcaldía Distrital de Barrancabermeja viene  apropiando,  con el fin de conocer el estado actual de su gestión, hacer seguimientos periódicos a la implementacion del  MIPG y fomentar estrategias de mejora continua para el fortalecimiento y avance de la entidad.

• AUTODIAGNÓSTICOS

Instrumento de ayuda, diseñado especialmente para que todas las entidades públicas, puedan determinar en cualquier momento, su estado de desarrollo frente a temas puntuales de su gestión y con base en ello establecer medidas y acciones de planeación para su mejoramiento. 

• FURAG

Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión, es el ejercicio mediante el cual se busca determinar, anualmente, el estado de la gestión y desempeño de las entidades públicas, bajo los criterios y estructura de MIPG (Evaluación de las políticas) y el avance de la implementación del Sistema de Control Interno a través del MECI; con el fin de que las entidades públicas identifiquen las fortalezas o debilidades en materia de gestión y emprendan acciones de mejora.

• INFORME DE EVALUACION INDEPENDIENTE SCI  

Esta  medición la viene realizando la Oficina Asesora de Control Interno, semestralmente, mediante este instrumento de monitoreo.  La calificación obtenida  refleja el grado de orientación de la entidad hacía la eficacia (la medida en que se logran los resultados institucionales), eficiencia (la medida en que los recursos e insumos son utilizados para alcanzar los resultados) y calidad (la medida en la que se asegura que el producto y/o prestación del servicio responde a atender las necesidades y problemas de sus grupos de valor) y Luego de tener los resultados de la medición se diseñarán e implementaran las acciones concretas de mejora que permitan aumentar la efectividad de la gestión para alcanzar mejores resultados.

• PLANES DE ACCION

Una vez analizados los autodiagnósticos, los resultados del FURAG y la evaluación independiente del sistema de control interno, la entidad debe elaborar los planes de acción que contengan  estrategias específicas  para la correcta operación e implementacion de  las políticas de gestión y desempeño del MIPG.

Se recomienda que estas acciones se planeen de acuerdo a cada recomendación realizada por el Departamento Administrativo de la Función Publica.

OBJETIVO GENERAL

Evaluar el estado actual del Modelo de Operaciones por Proceso de la Alcaldía Distrital de Barrancabermeja, teniendo en cuenta las directrices del MIPG para establecer los el nivel de implementación del mismo en cada una de las áreas y su apropiación y manejo por parte de los funcionarios y personal que labora en la institución.

Algunos aspectos que se evaluaron del MOP actual:

• ¿Son los actuales procesos necesarios para la prestación del servicio y la adecuada gestión, a partir de las necesidades y expectativas de los grupos de valor identificados en la dimensión de Direccionamiento Estratégico y de Planeación? 
• ¿Los objetivos definidos para cada uno de los procesos están acorde a los objetivos estratégicos institucionales?
• La secuencia de cada una de las diferentes actividades que comprende cada proceso, ¿se encuentra desagregado en procedimientos o tareas y estas responden al proceder de cada servicio que se brinda en la institución? 
• ¿Se encuentran claras la definición los responsables de cada proceso y sus obligaciones ante el sistema? 
• Las caracterizaciones actuales de los procesos, ¿facilitan el Identificar los riesgos del proceso, así como establecer los controles correspondientes?
• Evaluar si la operación de la entidad se hace acorde con la manera en la que se han documentado y formalizado los procesos y procedimientos. 
• Revisar y analizar si conjunto de procesos institucionales, requieren ser actualizados y/o reformulados y/o racionalizados (recorte de pasos, tiempos, requisitos, entre otros) para que la trazabilidad de la información y su correlación fluya de forma normal y en cumplimiento de los objetivos institucionales.

La encuesta se compone de dos apartes, la primera, hace énfasis en la reflexión y autocrítica para conocer la percepción de los funcionarios respecto a temas puntuales que tienen relación directa con el modelo de operación por procesos. En la segunda parte, se hace una evaluación directa respecto al conocimiento que tienen del modelo y de su funcionamiento y es de resaltar que el grupo de funcionarios elegidos para esta actividad corresponde a los líderes de los procesos, personal lideres de los grupos de trabajo, y funcionarios que cumplen funciones propias del mantenimiento de los sistemas al interior de las dependencias. La información recolectada al confrontarse, sirvió para establecer la veracidad de las respuestas dadas en cuanto a la percepción de los funcionarios respecto al estado actual del sistema.

Fuente : Función Pública